[αź]実習で苦労しないために!パソコンの便利なツールや使い方を覚えよう!

Jissyu tool

どうも。あずき (@azucky824です。

僕は前職でパソコン作業が多かったため、資料作成とかExcelで計算するのが得意分野です。

その関係で、実習中の同級生からやり方やアドバイスを求められることが多く、せっかくなので聞かれることが多かったことや、こんなこと知っていたら効率全然違うのに!って思ったことをまとめてみたいと思います。

日本語変換ソフトに医療辞書を入れよう

僕達がレポートで使う言葉は、一般的な単語とはかけ離れています。医療用語って結構難しい漢字を使ってたり、最新の日本語変換ソフトを入れたとしても出てこない単語がたくさんあります。

それを一つ一つ変換していく作業って実はものすごく時間をくってると思うんです。そこで、僕は日本語変換ソフトに対して、辞書データを入れることを強く、強く薦めます。

誤字脱字が多い人もまずは正しい漢字が出やすいツールを使うことから改善していくべきだと思います。

僕は上記の無料辞書データにお世話になっています。

使い方としては、現在使っている日本語変換ソフトの「辞書ツール」的な名称のメニューから登録していきます。

↓こちらはフリーの日本語変換ソフト「Google日本語変換」に対して適用する方法です。WindowsでもMacでも使えるうえに、一般的な文脈でも変換精度が高いので、特別こだわりがなければインストールしてしまいましょう。

誤字脱字リストをつくる・置き換えをする。

実習から帰ってきた同級生に話をきくと、どうしても誤字脱字がなくならなかったと話していました。それでよく話を聞いてみると、どうやら印刷したレポートをよく読んで、違っていた箇所を修正していたのに、同じ単語が他の所にもあって、それが直っていなかったと言っていました。

その話を聞いて僕はドン引きしました。

置き換え機能を使っていないのか、と。

Officeソフトに限らず、エディタ系のソフトにはほぼ確実に置き換え機能があります。指定した間違っている単語と直した後の単語を入力すると、自動的にパソコンが文書内の単語を全て修正してくれるという便利な機能。

そもそも間違っている単語って、自分の「入力のクセ」みたいなものが大きいので、同じ単語を何度も間違って使っている傾向は強いと思うんです。

僕は実習中、誤字脱字リストをExcelで作って、自分の入力の癖を確認しながら、最後の見直し前に全て検索をかけて間違いがないかどうかを確認していました。

慣れてしまえばほんの10分ほどの作業ですが、効果は抜群です。是非やってほしい。

Officeの使い方を覚えよう

色々な人の話を聞いていると、みんな驚くほどOfficeソフトが使えていないことがわかります。関数が使えなかったり、グラフが使えなかったり、段落機能が使えないのでスペースキーをむちゃくちゃ使っていたり、改ページ機能を知らなかったり・・・。

本当によく使うソフトにも関わらず、その機能の100分の1も使えていない。すごく残念に思います。

少しずつでもいいので絶対に勉強してみてください。

Word

ショートカットキー

まずはショートカットキーを覚えることからはじめましょう。覚えるまで煩わしいですが、ブラインドタッチ同様、一度会得すると、効率が跳ね上がります。

△WindowsとMacとでは若干違いますが、CommandキーとCtrlが入れ替わるイメージで大体は大丈夫だと思います。

読点・句読点をレポート用に

△レポートを書くにあたり、「。」とか「、」をピリオドとカンマにしなくちゃいけないんですよね。先に設定しておけば結構時短になります。

文字の種別を揃える

△レポートは報告書でもあるため、全角・半角が混ざっているのは書式的にアウトです。でもこれって中々見ただけじゃわからないんですよね。

それを一発で揃える方法があるんです。これは絶対に覚えておいて欲しい方法です。

極限まで文字を入れる方法

△理学療法士の実習ではレポートを作成し、その後言いたいことだけをまとめたA3一枚のレジュメを用意するのですが、その時にどうやって極限まで文字を入れるか、色んな方法があるので、読みやすさと塩梅を確認しながら試して欲しいですね。

Excel

ショートカットキー

Excelも、Wordと同様にショートカットキーがあり、覚えると本当に楽です。個人的には、WordよりもExcelのほうがショートカットキー重要な気がします。

関数

Excelには「関数」という機能があり、セルの計算を圧倒的に楽にしてくれます。

覚えれば覚えるほどいいんですけど、少なくとも「SUM」と「IF」と「Average」くらいは覚えて欲しいなと思います。

慣れてきたなら、標準偏差なんかもレポートで考察を書く時に、便利なデータになるので挑戦してみてください。

セルの書式設定を覚えよう。

意外とみんな知らないのが「セルの書式設定」。日付を入れた時に曜日が自動的に入ったり、地味に使えます。

PowerPoint

実習に関してはPowerPointはあまり使いませんでした。

ですが、レポートで人間の図(スティックピクチャーっていうようです)を姿勢がどうなっているか表記する時に使うのですが、パワポの「コネクタ」という機能を使うと圧倒的に便利になります。

試しに色々やってみると本当に使いやすいです。スティックピクチャーで悩んでいる方は是非試してみてください。

画面注釈ソフトを入れよう

自分で調べて、文献のPDFから画像を貼り付けたい時とか、レントゲン画像を頂いた時にレポートへ入れ方がわからない、とよく聞きます。

僕は画面注釈ソフトを入れているので、そんなもの一瞬で終わりますが、知らないとそれだけで時間がかかります。

Macであれば、Skitchというソフトがあり使い勝手も申し分ないと思います。

以前はWindows版もあったんですが、現在ではサポートが打ち切りになってしまいました。しかしながら様々な類似ソフトがあるので、色々と使ってみて自分に合うものを見つけましょう。

△この記事を読んで試してみた結果、個人的にはScreenPressoが一番Skitchに近い使い心地でした。

ただ、ネットに繋がっている環境じゃないと使えないので、それで困る方はMonoSnapがおすすめです。

あとがき

学校や仕事の関係で理学療法士さんとは度々お会いしますが、あんまりパソコンでの作業の効率が良くない印象が強いです。

ほんのちょっと知っているだけで全然違います。特に実習生はこういった作業効率を上げるだけで睡眠時間が取れるかどうかが変わってきますので、是非覚えて置いて欲しいなと思っています。

医療業界にかぎらず、パソコン作業をしっかりと覚えないと損することはたくさんありますので、もしこの記事の中で知らないことがあれば、試してみてください。

みなさんの効率アップの一助になれば幸いです。それでは、あずき (@azucky824でしたー。